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财务报销退单常见情形


发布时间:2018-11-20

财务报销退单常见情形



 为了更优质地服务全校师生员工,我们整理了一份关于财务报销退回常见情形的清单,供大家参考,以提高您报账一次性成功率。


      一、共性问题:


(一)未提供项目号和项目名称


1、此处的项目不是某个经济活动的项目,而是指预算项目,应由学院院长或书记、部门主要负责人从财务查询系统中查询获得。

2、借款也应写明项目号和项目名称。


(二)无预算报销


1、年初无预算的项目,报销时未取得校领导明确批示“从机动经费列支”,或未提供校长办公会记录(复印件)。

2、预算项目指标已经为“0”或“负数”。(如需追加预算,应按规定申请机动经费或部门内部调剂)


(三)签字手续不全


1、未能有经办人、验收人(证明人)、审批人三个人签字

2、部门(学院)负责人用款,未取得分管校领导审批。

350万元以上的支出,未取得校长审批。

4、原始发票上无经办人签字的。


(四)不遵守合同约定


1、合同约定分期付款的,报销时未按合同约定的进度付款



(五)发票不规范


1、未加盖发票专用章或加盖其他印章。

2、发票抬头非“扬州职业大学”(机票、车票等必须实名制的除外)。

3、发票开具不明晰,且无加盖供货或服务单位公章的清单。

4、无效发票。

 (1)国家地方税务局监制的发票(2017年已停止使用);

 (2)重复报销的电子发票。

5、非法票据(虚假发票)。


(六)票据超过报销时效


 未按下列规定及时报销:

1各类票据应当在3个月之内报销,差旅费、出国费等另有规定的按其规定执行。(考虑到实际情况,2018年可宽限)

2科研经费、个人学费等因情况特殊无法在当年报销的,说明情况后可在下年度报销。  


(依据:扬职大(20172号文《扬州市职业大学财务报销管理暂行规定》))



(七)票据时间、经济业务内容与所附凭证之间可能存在逻辑性错误


 例1:公务接待中,所开票据时间为201831日,公务接待审批表及审批清单中为201835日,则为时间上的逻辑性错误,应当先审批

 例2:评标日期是2018515日,而发票开具日期为2018510日,也为时间上的逻辑性错误,应当先评标


(八)特殊情形未刷公务卡的,未提供申请付现的说明


(九)网上购物未提供清单


 网上购物无论金额大小未提供购物清单或订单截图。


(十)发票与清单不符


 报销发票的金额、内容、供货单位与提供的清单不一致。


(十一)未提供合同原件,或合同未盖章


13万元以上的资产物资及维修工程、1万元以上的印刷、0.2万元以上的服务项目,未提供合同原件。(基建工程合同归口校区建设办进行档案管理,可提供复印件)

2、签订的合同、协议未加盖双方单位公章。


(十二)3万元以上的货物、工程、服务未附评标记录


13万元以上的校内采购须附评标记录。

2、政府采购须附招标公告中标通知书。


      二、设备购置费报销常见问题:


 (一)购买教学科研设备单批或单件10万元以上未提供增值税专用发票(供货商为小规模纳税人或发票限额为10万元以下的除外)


 (二)设备购置手续不全


1、未从国资处取得政府采购计划号。

2、未提供卖方交付给我校尾款的收据。

3、未提供校内立项审批表。


(三) 缺少招投标手续


(四)缺少固定资产登记


 单价1000元以上的资产购置,未登陆学校固定资产管理系统进行登记,并打印《固定资产直接入库单》。


     三、差旅费报销常见问题:


(一)国内差旅费报销手续不全


1、出差事由不具体。

2、参加培训、会议未附通知。

3、未提供航空运输电子客票行程单和登机牌。

4、住宿费发票未标注天数、人数、标准等详细信息。


 (二)当天来回无城市间交通费票据报销伙食补助费的,未取得分管校领导批准。


 (三)实际发生住宿而无住宿费发票

 根据上级和学校差旅费管理办法规定,出差人员实际发生住宿而无住宿费发票的,不得报销住宿费以及城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。


     四、劳务酬金发放常见问题


(一)违规发放劳务酬金


1、未按学校制度和上级规定,自设项目发放劳务酬金。

2、加班费(值班费)未按“休息日每天不超过50元、每月不超过300元的标准执行”。

3、本职工作不得发放酬劳。


(二)劳务酬金发放手续不全


    根据《关于进一步加强财务报销规范的通知》(扬职大(2018)67号)规定:报销时“原则上不得以一张人员经费发放表进行发放”,常见缺少下列佐证材料,主要包括:劳务的时间;讲课、讲座的内容、课时数量和标准等;会议通知或培训通知;专家情况说明;评审(标)专家签到表原件;考试的名称、场次数量;命题、阅卷的份数;课程名称、班级、课时及课时费标准等。


()劳务酬金发放附件正确


1、附件内容与发放表不相关。

2、附件未加盖学院或部门公章。


(四)未将在职在编人员与非在职在编人员分开制表


 分开制表的主要目的是避免挤占绩效工资。


(五)学生酬金发放手续不全


 未提供工作内容及工作量。


     五、公务接待费报销常见问题


(一)超标准接待


1、超过“市内工作接待工作餐标准60/人、市外工作接待宴请标准120/人”的标准。


(二)接待手续不全


1、未附公函


     六、其他常见问题


(一)邀请专家来扬报销费用手续不全


 报销餐费缺少专家邀请函、审批表、审批清单,报销住宿费缺少专家邀请函、审批表、酒店开具的盖有印章的住宿清单。


(二)会议费报销手续不全


缺少下列材料;会议通知;参会人员签到表原件;参会人员签到表只有外单位人员、没有本单位人员。


(三)培训费报销手续不全


缺少下列材料;培训通知;学院签到表原件(分期报销或作为业务资料集中管理的可提供复印件)。


(四)出国经费报销手续不全


1、缺少下列材料:政府批件(外籍人士、学生除外)、邀请函、《扬州职业大学教职工出国(境)申请表》、《因公临时出国(境)任务和预算审批意见表》、护照及出入境记录、原始票据。

2、未提供费用计算表及费用清单。


后记

希望这份财务报销退回情形的清单可以给您带来帮助。财务处竭诚为全校师生员工服务,如有财务报销问题可直接与我们联系。不当之处,敬请批评指正。

20181115